Elke euro die via overheidsopdrachten wordt besteed, is een investering in het welzijn van de burger. Of het nu gaat om schonere straten, betere gezondheidszorg of duurzame infrastructuur: de contracten die jouw instelling dagelijks beheert, zijn de basis voor dienstverlening en publiek vertrouwen.
Maar veel publieke organisaties worstelen met grip houden op hun contracten zodra de inkt is opgedroogd.
71% van de organisaties kan minstens 10% van hun actieve contracten niet terugvinden. Dat meldt de World Commerce & Contracting Association (WorldCC).
Voor gemeenten, ministeries of schoolbesturen betekent dit dat belangrijke contracten – en hun waarde – vaak verspreid raken over verschillende systemen. Na gunning en ondertekening van het contract het vaak in gedeelde drives, e-mailmappen of zelfs fysieke archiefkasten. Op den duur vraag je je af: wat is er precies afgesproken? Wanneer vervallen verplichtingen? En komen leveranciers deze verplichtingen wel na?
De gevolgen zijn groot. Uit onderzoek blijkt dat contracten met slecht contractmanagement jaarlijks 5 - 15% van hun waarde verliezen. Dit komt door gemiste deadlines, onbeheersbare risico’s enbeperkt inzicht in prestaties. Voor de publieke sector leidt dit tot verspilling van belastinggeld, gemiste duurzaamheidsdoelen en niet-nagekomen social returnverplichtingen.
In veel organisaties ontstaan deze problemen niet door nalatigheid, maar door complexiteit. Aanbestedingen hebben strikte processen, zoals omschreven in de Aanbestedingswet. Maar na de aanbesteding blijft de opvolging van contracten vaak afhankelijk van handmatig werk en verspreide informatie. Het gevolg is ‘contractchaos’: een situatie waarin het overzicht op contracten verdwijnt zodra ze zijn gegund.
De Rijksinkoopstrategie 2024 stelt: inkoop moet strategischer, duurzamer en datagedreven werken. Dit vraagt om meer dan goede bedoelingen. Het vraagt om grip op de volledige levenscyclus van elk contract.
Zoals PIANOo aangeeft: contractmanagement zorgt ervoor dat afspraken uit het aanbestedingsproces worden nagekomen – in kwaliteit, kwantiteit én timing.
Dit klinkt eenvoudig, maar het is juist een van de lastigste dingen om op grote schaal goed te organiseren. Contracten raken meerdere afdelingen, leveranciers en financieringsstromen. Belangrijke details, zoals vervaldata, prestatieclausules of duurzame KPI’s, zijn vaak alleen bekend bij individuele teamleden. Wanneer deze medewerkers van functie veranderen of met pensioen gaan, verdwijnt deze kennis samen met hen.
Inkoopprofessionals worden geconfronteerd met een extra verantwoordelijkheid. Zij moeten voortdurend aantonen dat hun processen voldoen aan de regels en dat belastinggeld goed wordt besteed.En dat terwijl ze doorlopend onder publiek en politiek toezicht staan. Zonder duidelijk overzicht verandert zelfs een eenvoudige audit al snel in weken van zoeken, controleren en rapporteren.
Er is ook goed nieuws: steeds meer publieke organisaties pakken deze uitdagingen aan met digitaal contract lifecycle management (CLM). In plaats van contracten te zien als statische documenten, beschouwen steeds meer organisaties ze als ‘living assets’ die prestaties, transparantie en impact versterken.
Door alle contractgegevens te centraliseren in één veilige, doorzoekbare omgeving, werken inkoop-, financiële en juridische teams vanuit dezelfde betrouwbare bron. Deadlines, verlengingen en mijlpalen kun je automatisch volgen. Zo wordt de kans op menselijke fouten kleiner. Dynamische rapportages geven direct inzicht in leveranciersprestaties, duurzaamheidsdoelen en contractwaarde. Ze veranderenadministratief overzicht in strategische sturing.
Deze aanpassing gaat niet alleen over efficiëntie. Organisaties kunnen beter handelen volgens de waarden die de publieke sector kenmerken: integriteit, transparantie en verantwoordelijkheid.
Uit het Contract Management Maturity Report 2023 van Deloitte blijkt dat organisaties die digitale en geautomatiseerde contractprocessen gebruiken hun administratieve werklast tot 30% verminderen.
Voor aanbestedende diensten die kampen met personeelstekorten en hogere eisen betekent dit méér dan productiviteitswinst. Het geeft ruimte om te focussen op wat écht telt: beleid realiseren en maatschappelijke impact creëren.
Wanneer publieke organisaties volledig inzicht hebben in hun contracten, versterkt dat het publieke vertrouwen.
Transparantie is namelijk een strategisch voordeel. Met een gestructureerd, traceerbaar en toegankelijk contractportfolio laten inkoopteams zien dat zij de Aanbestedingswet naleven. Ook ondersteunen ze doelen voor duurzaamheid en inclusiviteit én zien ze erop toe dat leveranciers leveren wat is beloofd — iedere keer weer.
Dit vormt de basis van moderne governance. Inkopers nemen besluiten op basis van feiten, beheersen risico’s proactief en nemen verantwoordelijkheid in elke fase van het inkoopproces.
Stel je een wereld voor waarin elk publiek contract — van afvalbeheer tot zorg — verbonden, compliant en prestatiegericht is. Waar data soepel doorstromen van aanbesteding tot uitvoering en rapportages minuten kosten in plaats van maanden.
Dat is geen verre toekomst. Dat is wat moderne, geïntegreerde contractmanagementsystemen vandaag al mogelijk maken. Voor overheidsorganisaties die weer grip willen krijgen, brengt Mercell Contract Management alle contracten, processen en inzichten samen. Zo helpt Mercell inkoopteams niet alleen te voldoen aan de regels, maar ook om contractmanagement in te zetten als middel voor meer transparantie, efficiëntie en publieke waarde.
Goed bestuur begint met goed contractmanagement. Wanneer burgers erop kunnen vertrouwen dat hun geld goed wordt beheerd, profiteert iedereen.
Vul hier je gegevens in en ontvang de download in je mail
