Wat als gemeenten hun dienstverlening uitbesteden, maar daar te weinig toezicht op houden? Dan ontstaat er een recept voor (financiële) ellende. Hierover publiceerde De Groene Amsterdammer vorig jaar een onderzoeksartikel en Significant op haar beurt een analyse over de impact van contractmanagement en hoe je daarmee echt het verschil kan maken.
Structurele risico’s
Wanneer contractmanagement goed is ingericht en uitgevoerd, kan het organisaties in staat stellen om scherp op contractafspraken te sturen en te zorgen voor de gewenste (maatschappelijke)impact. Maar is het (nog) niet optimaal ingericht? Of ontbreekt het aan contractmanagement en de samenwerking met beleid? Dan ontstaan er structurele risico’s.
Janneke Franken, senior consultant contract- en leveranciersmanagement bij Significant deelt in haar artikel een casus over commerciële hulpverlening, waarbij inwoners van Amsterdam door de hulpverlener alleen maar verder in de schuld terechtkwamen. En dit artikel staat niet op zichzelf. Er zijn talloze voorbeelden van publieke organisaties die moeite hebben grip te krijgen op de uitbestede dienstverlening.
Janneke ziet dat contractmanagement vaak onvoldoende is ingericht om prestaties te meten. Hierdoor wordt er soms pas aan de bel getrokken als het eigenlijk al te laat is.
Dit blijkt vaak lastig
Dat komt vaak door één ding, ziet Janneke. Ze merkt op dat aanbestedingen vaak als afronding van een project worden gezien. De uitvoering van de dienst gaat op dat moment namelijk van de interne organisatie over naar de externe partij. Maar eigenlijk is dat pas het begin.
Janneke deelt drie inzichten in waar het dan precies mis gaat. Hieronder deel ik ze in vogelvlucht, maar de complete uitleg kun je in haar artikel lezen.
- Contract- en leveranciersmanagement is vaak niet als volwaardige functie ingericht, maar wordt ‘erbij’ gedaan.
- Bij de uitbesteding van een dienst wordt vaak verondersteld dat er hoge kwaliteit voor relatief lage kosten wordt geleverd. Maar dat is niet altijd mogelijk.
- Er ontbreekt vaak een integrale aanpak tussen verschillende domeinen.
Tips voor aanbestedende diensten
Er zijn een aantal dingen die aanbestedende diensten kunnen doen om hun contractmanagement te verbeteren, ziet Janneke.
Ze raadt aan om te zorgen voor samenhangend beleid. In het geval van de casus over commerciële hulpverlening had het wellicht geholpen om het beleid op zorg, jeugd en werk&inkomen af te stemmen. Schulden komen namelijk zelden alleen. Een integrale visie op het sociaal domein helpt dan om dit écht aan te pakken. Hierbij is het aan te raden om alle betrokkenen te laten meedenken en meepraten.
Daarbij is het belangrijk dat verwachtingen, rollen en verantwoordelijkheden bespreekbaar worden gemaakt, worden vastgelegd én geëvalueerd. Hierdoor ontstaat duidelijk over wie aan zet is en maakt het eenvoudiger om gezamenlijke doelen te realiseren.
Het opstellen van contractdoelstellingen en het meten van prestaties is een logische volgende stap. Maak deze doelen concreet en toetsbaar. Hierbij is het belangrijk dat de juiste data wordt gebruikt, zodat de terugkoppeling nauwkeurig gebeurt.
En dan tot slot: voer actief contractmanagement uit. Een open deur, maar met contractmanagement houd je grip op de kwaliteit, kosten, behoeften en doelstellingen. Het wordt nog te vaak ‘erbij gedaan’. Maar het is een functie die eigenlijk net zoveel aandacht nodig heeft als het inkooptraject.
Meer over contractmanagement
Mocht je effectief contractmanagement een interessant onderwerp vinden: binnenkort geeft Janneke hier een webinar over. De exacte informatie maken we zo snel mogelijk bekend. Wil je hiervan op de hoogte blijven? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief.
