Kunstmatige intelligentie houdt de inkoopwereld flink bezig. Maar tussen alle ontwikkelingen, trainingen en nieuwe toepassingen blijft één vraag terugkomen: hoe gebruik je AI nu écht in de dagelijkse inkooppraktijk? Voor Roy Vermolen en Ashwin Manna was die vraag aanleiding om zelf iets op te zetten. Met hun initiatief AI Inkoop Praktijk brengen ze publieke inkopers samen om kennis te delen, ervaringen uit te wisselen en vooral zelf aan de slag te gaan. Wat begon als een idee tussen twee collega's, groeide in korte tijd uit tot een community met bijna 140 leden. Inkooppub sprak met de twee initiatiefnemers over hun enthousiasme, de nodige uitdagingen en hun ambities voor de toekomst.
Roy Vermolen en Ashwin Manna leerden elkaar kennen toen ze beiden als zelfstandig inkoopprofessional bij dezelfde opdrachtgever aan de slag gingen. Het klikte vrijwel direct. Ze spraken regelmatig over hun werk, hun ambities en de ontwikkelingen binnen het inkoopvak. Daarbij kwam één onderwerp steeds vaker ter sprake: AI.
Beiden zagen hoeveel belangstelling er voor kunstmatige intelligentie bestaat, maar merkten tegelijkertijd dat het niet altijd eenvoudig is om nieuwe kennis daadwerkelijk toe te passen. Een training kan inspirerend zijn en nieuwe inzichten opleveren, maar eenmaal terug op de werkvloer neemt de dagelijkse praktijk het vaak weer over. Het enthousiasme verdwijnt naar de achtergrond en het contact met andere deelnemers verwatert.
"Tijdens een training zie ik een techniek en denk ik: die kan ik meteen gebruiken", vertelt Roy. "De volgende dag probeer ik het ook. De uitdaging zit in de weken daarna: blijven toepassen."
Dat zette de twee aan het denken. Wat als er een plek zou zijn waar publieke inkopers elkaar ook ná een training blijven ontmoeten? Waar je ervaringen kunt delen, vragen kunt stellen en samen kunt ontdekken welke toepassingen daadwerkelijk waarde toevoegen? Vanuit die gedachte ontstond AI Inkoop Praktijk, een community met een even eenvoudige als duidelijke boodschap: Gewoon doen met AI.
Dat praktische karakter staat vanaf het begin centraal. Roy en Ashwin willen niet nog een platform creëren waar vooral over AI wordt gesproken. Hun bedoeling is juist om inkopers zelf te laten ervaren wat de technologie kan betekenen voor hun werk. Niet alleen luisteren naar deskundigen, maar vervolgens ook met collega's aan de slag gaan, resultaten vergelijken en bespreken wat wel en niet werkt.
Begin juli organiseerden ze hun eerste bijeenkomst in Den Haag. Deelnemers gingen onder meer aan de slag met het formuleren van prompts, de instructies waarmee je een AI-toepassing aanstuurt. Al snel werd duidelijk hoeveel verschil de formulering van een vraag kan maken voor het antwoord dat AI geeft. Juist door die resultaten met elkaar te vergelijken, ontstonden interessante gesprekken.
"Hoe pak jij dit aan, wat werkt bij jou en wat leren we daarvan? Daar zat voor mij de waarde", zegt Roy.
De eerste bijeenkomst bevestigde voor beide initiatiefnemers dat er behoefte bestaat aan deze vorm van kennisuitwisseling. Niet alleen de inhoudelijke sessies werden gewaardeerd, ook het onderlinge contact bleek belangrijk. Deelnemers van verschillende overheidsorganisaties raakten met elkaar in gesprek en bleven na afloop nog uitgebreid napraten. Voor Roy en Ashwin was dat misschien wel het mooiste resultaat: professionals die elkaar weten te vinden en bereid zijn hun ervaringen te delen.
Dat het organiseren van een community meer vraagt dan alleen een goed idee, ontdekten de twee al snel. Naast hun reguliere opdrachten moesten ze ineens van alles regelen: van het programma en de communicatie tot de materialen en de ontvangst van deelnemers. Het initiatief kwam in een stroomversnelling terecht en de avonden en weekenden werden regelmatig gebruikt om alles op tijd af te krijgen.
Natuurlijk verliep niet alles volgens plan. In de week voorafgaand aan de eerste bijeenkomst kwamen er afmeldingen binnen en ontstonden er problemen met het marketingmateriaal. Een attentie die ze speciaal voor de deelnemers hadden bedacht, dreigde daardoor niet op tijd klaar te zijn. Ashwin en zijn vrouw besloten door te werken tot diep in de nacht om het alsnog voor elkaar te krijgen.
Voor Roy was dat een moment waarop hij zijn compagnon nog beter leerde kennen. "Ashwin toonde echt doorzettingsvermogen en bleef rustig, dat gaf voor mij ook de bevestiging hoe professioneel hij blijft onder druk en stress. Dat gaf vertrouwen voor de verdere samenwerking."
Ook op de dag zelf moest er nog worden geïmproviseerd toen een QR-code niet goed werkte. Toch kijken beiden met veel plezier terug op die eerste bijeenkomst. Juist de onverwachte situaties hebben hun samenwerking sterker gemaakt. Ze weten inmiddels goed wat ze aan elkaar hebben en kunnen ook relativeren wanneer de hoeveelheid werk weer eens groter blijkt dan gedacht.
"Soms kijken we elkaar aan en vragen we ons af wat we ons op de hals hebben gehaald", vertelt Roy lachend. Ashwin herkent dat gevoel, maar ziet vooral hoe ze elkaar aanvullen. "Roy zorgt ervoor dat een goed idee niet bij een idee blijft. Hij zet het om in doen."
Hoewel het enthousiasme van Roy en Ashwin aanstekelijk is, zit er achter hun initiatief ook een serieuze overtuiging. De ontwikkelingen rondom AI gaan snel en zullen volgens hen steeds meer invloed krijgen op het werk van publieke inkopers. Daarbij gaat het niet alleen om het efficiënter uitvoeren van bestaande werkzaamheden, maar ook om de veranderende rol van de inkoopprofessional.
Ook aan de andere kant van de aanbestedingstafel verandert er immers het nodige. Marktpartijen gebruiken AI steeds vaker bij het voorbereiden van inschrijvingen en het beantwoorden van aanbestedingsvragen. Dat roept nieuwe vragen op over de manier waarop publieke inkopers hun werk organiseren en hoe zij de kwaliteit van processen en besluitvorming blijven waarborgen.
"AI wordt steeds vaker gebruikt, door publieke inkopers én door marktpartijen die inschrijven", vertelt Ashwin. "Wat betekent dat voor ons vak? Die vraag willen we samen beantwoorden."
De twee zien AI nadrukkelijk als een hulpmiddel en niet als een vervanging van het professionele oordeel. Juist daarom vinden ze het belangrijk dat inkopers zelf ervaring opdoen met de mogelijkheden én de beperkingen van de technologie. Door toepassingen in een veilige leeromgeving uit te proberen, kunnen professionals beter beoordelen waar AI van toegevoegde waarde is en waar menselijke kennis en afwegingen onmisbaar blijven.
Die gedachte vormt ook de basis voor de tweede bijeenkomst van AI Inkoop Praktijk, die op 4 november plaatsvindt. Dit keer staat de nota van inlichtingen centraal, een herkenbaar en belangrijk onderdeel van het aanbestedingsproces. Deelnemers gaan in kleine groepen onderzoeken hoe AI kan helpen bij het ordenen van vragen en het opstellen van conceptantwoorden. Daarbij vergelijken ze de traditionele werkwijze met een aanpak waarin AI wordt ingezet. De uiteindelijke beoordeling en verantwoordelijkheid blijven vanzelfsprekend bij de inkoper.
Voor de inhoudelijke verdieping zoeken Roy en Ashwin bewust de samenwerking met andere deskundigen. Zo is Bas Bogaards, actief binnen de publieke inkoop en auteur van het boek AI in Actie, betrokken bij de verdere ontwikkeling van de praktijksessies. Tijdens de bijeenkomst van 4 november verzorgt Pascal Evertz van Jurriaan.ai bovendien een bijdrage over de veranderende rol van de inkoper. Daarmee willen de initiatiefnemers de stap van interessante technologie naar concrete toepassingen steeds kleiner maken.
Wat Roy en Ashwin misschien nog wel belangrijker vinden dan de technologie zelf, is de samenwerking tussen publieke organisaties. Op allerlei plekken wordt inmiddels geëxperimenteerd met AI. Er worden pilots gestart, werkgroepen opgericht en nieuwe werkwijzen ontwikkeld. Maar de ervaringen die daarmee worden opgedaan, blijven volgens hen nog te vaak binnen de eigen organisatie.
En dat is jammer, vinden ze. Zeker binnen de publieke sector, waar organisaties regelmatig met vergelijkbare vraagstukken te maken hebben. Waarom zou iedere organisatie afzonderlijk moeten ontdekken wat werkt, als professionals ook van elkaars ervaringen kunnen profiteren?
"We werken met belastinggeld. Dan is het waardevol als wat we leren breder beschikbaar komt."
Ashwin ziet de community dan ook als meer dan een plek om nieuwe AI-toepassingen te ontdekken. Het is vooral een manier om vakgenoten met elkaar te verbinden. "Binnen de overheid kijken we vaak niet verder dan onze eigen organisatie. Deze community brengt inkopers van verschillende organisaties juist samen."
Dat betekent overigens niet dat alle kennis zomaar gedeeld kan worden. Ook onderwerpen als dataveiligheid, betrouwbaarheid en verantwoord gebruik van AI verdienen volgens de initiatiefnemers aandacht. Juist door daar open met elkaar over in gesprek te gaan, kunnen publieke inkopers gezamenlijk stappen zetten.
Inmiddels telt AI Inkoop Praktijk bijna 140 leden en merken Roy en Ashwin dat hun initiatief steeds meer begint te lijken op het organiseren van een klein bedrijf. Naast hun werk als zelfstandig inkoopprofessional zijn ze bezig met het ontwikkelen van programma's, het onderhouden van contacten en het verder uitbouwen van de community.
Dat vraagt tijd en energie, maar levert hun persoonlijk ook veel op. Roy, die al gewend was aan het zelfstandig ondernemerschap, ontdekte dat het opbouwen van een eigen initiatief weer heel andere vaardigheden vraagt. "Ik krijg veel energie van AI, van bouwen, leren en groeien. Dat die combinatie me in zo'n korte tijd zoveel zou brengen, had ik niet verwacht."
Ook Ashwin kijkt met enige verwondering terug op de afgelopen periode. "Voor we het wisten, organiseerden we bijeenkomsten, ontwikkelden we trainingsmateriaal en beheerden we een community. We leren er allebei ontzettend veel van."
De groei brengt tegelijkertijd nieuwe uitdagingen met zich mee. Hoe zorg je ervoor dat bijeenkomsten inhoudelijk interessant blijven? Hoe behoud je het persoonlijke karakter wanneer steeds meer mensen aansluiten? En hoe voorkom je dat een initiatief dat vanuit enthousiasme is ontstaan, vooral een organisatorische verplichting wordt? Het zijn vragen waar de twee zich inmiddels ook mee bezighouden.
Toch overheerst vooral het plezier. De positieve reacties van deelnemers, de nieuwe contacten en de mogelijkheden die ontstaan, geven hun de motivatie om verder te bouwen.
Wat begon met gesprekken tussen twee jonge inkopers, is in korte tijd uitgegroeid tot een initiatief dat aansluit bij een ontwikkeling die de hele inkoopwereld bezighoudt. AI biedt nieuwe mogelijkheden, maar roept tegelijkertijd vragen op over de toekomst van het vak. Roy en Ashwin hebben niet de ambitie om op al die vragen zelf het antwoord te geven. Ze willen vooral een omgeving creëren waarin inkopers samen kunnen ontdekken, oefenen en leren.
De bijeenkomst van 4 november vormt daarin een volgende stap. Niet met grootse beloften over wat AI allemaal gaat veranderen, maar met een concreet vraagstuk uit de aanbestedingspraktijk. Precies zoals de initiatiefnemers het voor ogen hebben: gewoon beginnen, ervaringen opdoen en de opgedane kennis met elkaar delen.
Het verhaal van Roy en Ashwin laat daarmee ook zien dat vernieuwing niet altijd van bovenaf hoeft te komen. Soms zijn het juist professionals uit het vakgebied zelf die het initiatief nemen en anderen weten te enthousiasmeren.
"We hopen dat professionals willen meegroeien en een steentje bijdragen", besluit Roy. "Zo brengen we de publieke inkoop samen naar een hoger niveau." ________________________________________
AI Inkoop Praktijk ( AI Inkoop Praktijk — gratis community voor publieke inkopers die AI toepassen ) is een initiatief van Roy Vermolen en Ashwin Manna voor professionals binnen de publieke inkoop. De community richt zich op het delen van kennis en praktijkervaringen rondom kunstmatige intelligentie. Naast een kosteloos toegankelijke LinkedIn-groep (LinkedIn ) organiseert het initiatief praktijkgerichte bijeenkomsten waarin inkopers samen experimenteren met AI-toepassingen.
Tijdens deze bijeenkomst staat het praktisch toepassen van AI bij de nota van inlichtingen centraal. Interesse om deel te nemen? Aanmelden voor de bijeenkomst kan via onderstaande link en aanmeldformulier van AI Inkoop Praktijk.
Vul hier je gegevens in en ontvang de download in je mail
