Column: Drie redenen waarom een goed 'Programma Van Eisen' CRUCIAAL is bij een aanbesteding

Een 'Programma van Eisen':
1️⃣ Dwingt je om na te denken over wat je wilt. Wil je 240 of 250 laptops? En met wat voor geheugen en accu? En moeten die allemaal in één keer worden geleverd of in een paar maanden? En moet de leverancier ook nog wat installeren (of onderhouden) of doe je dat zelf?
2️⃣ Een goed PVE geeft goed vergelijkbare offertes. De leverancier weet welke apparatuur hij moet leveren (laptops dus en geen iPads) en welke aanvullende diensten hij moet bieden. Hij kan zo een goede offerte maken die past bij de uitvraag en vergelijkbaar zal zijn met de andere offertes. 🍎🍎 met 🍎🍎dus.
3️⃣ Een PVE legt belangrijke zaken vast voor het latere contract. Het PVE is namelijk het belangrijkste onderdeel van dat contract. Bij eventuele latere discussies gaat het in de regel niet over zaken als eigendomsovergang of aansprakelijkheid maar wel over dat de levering te lang duurde of de accu te snel leeg is.

👉 En die dingen staan in het PVE.

En ja, voor dat PVE moet je even goed gaan zitten. Soms is het opstellen van een PVE in een paar uurtjes gepiept maar in andere gevallen ben je er maanden maanden mee bezig omdat er allerlei zaken moeten worden uitgezocht en allerlei mensen wat van moeten vinden.
👉 Het opstellen van het PVE is daarmee veruit de belangrijkste (en ook meest variabele) factor voor de doorlooptijd van een aanbesteding.

👉Zonder PVE geen vergelijkbare offertes, zonder PVE geen goed contract en zonder duidelijke afspraken rondom het opstellen van het PVE geen goed geplande aanbesteding. Het belang van het PVE mag duidelijk zijn.