Marktconsultaties worden vaak gezien als bevorderlijk voor het succes van inkoopprocessen. Uit onderzoekblijkt een genuanceerder beeld dat leidt tot een aantal concrete aanbevelingen voor publieke inkopers.
Om zich voor te bereiden op inkoopprocessen consulteren publieke inkopers vaak potentiële leveranciers en andere belanghebbenden. Het idee dat marktpartijen vroeg betrokken moeten worden bij complexe inkoopprocessen, bijvoorbeeld met als doel het inkopen of stimuleren van innovatie, is dan ook wijdverbreid. De markt betrekken kan op verschillende manieren worden gedaan, en daarmee verschillend uitpakken.
Een vragenlijst rondsturen kan andere inzichten bieden dan het organiseren van workshops, wat meer mogelijkheden geeft om van elkaar te leren en zo uiteindelijk innovatie te bevorderen. In ons onderzoek (zie onderaan het artikel) hebben we gekeken naar de manier waarop publieke inkopers invulling geven aan marktconsultaties en wat de effecten zijn op leren en innovatie. Het blijkt dat sommige vormen van marktconsultaties positieve effecten hebben, maar negatieve effecten worden ook gevonden. Dit laat zien dat marktconsultaties een delicaat middel is dat averechts kan werken als de verkeerde formats gekozen worden.
We onderscheiden vier verschillende manieren waarop informatie wordt uitgewisseld tijdens marktconsultaties:
1. Het eenzijdig (statisch) versturen van informatie, bijvoorbeeld door een vooraankondiging van een tender. Zo’n vooraankondiging is een waarschuwing voor de markt, waardoor potentiële leveranciers zich beter kunnen voorbereiden.
2. Het eenzijdig ontvangen van informatie, bijvoorbeeld door het rondsturen of publiceren van een vragenlijst met technische of financiële vragen over een gewenst product of dienst.
3. Het uitwisselen van kennis en informatie op een interactieve manier, bijvoorbeeld door meetings met experts.
4. Het uitwisselen van kennis en informatie met meerdere partijen tegelijk, bijvoorbeeld door workshops of andere bijeenkomsten.
De interactieve formats (nummers 3 en 4) bieden aan de ene kant meer ruimte voor kennisuitwisseling. Aan de andere kant is de informatie verkregen tijdens een-op-een meetings mogelijk gekleurd of houden marktpartijen de kaarten tegen de borst tijdens bijeenkomsten met meerdere partijen. Alle reden om de effecten van de verschillende varianten te onderzoeken dus.
Het onderzoek naar de effecten van diverse marktconsultatie formats is gedaan aan de hand van een EU-brede vragenlijst, ingevuld door 1613 publieke inkopers vanuit allerlei inkooporganisaties. Zij hebben vragen beantwoord over de voorbereiding en uitkomsten van een tender die zij in 2022 op het Europese tenderplatform Tender Electronic Daily hadden staan. De data is geanalyseerd met behulp van een statistische methode die laat zien hoe verschillende factoren elkaar beïnvloeden, in dit geval: de verschillende vormen van marktconsultaties, de door publieke inkopers verkregen inzichten en uiteindelijk innovatie.
In totaal gaf 42 procent van de ondervraagde inkopers aan een vorm van marktconsultaties gebruikt te hebben tijdens het inkoopproces. Gemiddeld gebruikten ze één of twee van de hiervoor genoemde formats. Eenzijdig informatie ontvangen door vragenlijsten was de populairste methode (50 procent van de ondervraagden die marktconsultaties gebruikten), gevolgd door een-op-een meetings (41 procent), vooraankondigingen (31 procent) en als laatste workshops (28 procent). De effecten van deze formats worden onder het laatste kopje van dit artikel besproken (zie ook Figuur 2). Eerst worden echter het belang van de verscheidenheid aan partijen aan tafel besproken en de mogelijke lessen die worden geleerd tijdens marktconsultaties.
Niet alleen de interacties en kennisuitwisseling in marktconsultaties zijn dus van belang, maar ook wie er aan tafel zit. De vragenlijst laat zien dat ondervraagden vooral uitwisseling hadden met mkb (77 procent) en grote, gevestigde bedrijven (54 procent), en weinig met kennisinstellingen zoals universiteiten (7 procent) en overige maatschappelijke partners (5 procent). De aanname is dat een grotere verscheidenheid aan betrokkenen leidt tot meer diverse kennis en informatie, wat weer leidt tot meer innovatie aan het eind van een inkoopproces. We gebruikten de informatie over de verschillende betrokken partijen om het effect van een grote versus kleine verscheidenheid aan actoren op leren en innovatie tijdens inkoopprocessen te testen. Door de opgedane inzichten en lessen tijdens de marktconsultaties kunnen inkopers het tenderontwerp en -proces zo inrichten dat deze geschikter worden voor innovatie. Volgens de wetenschappelijk literatuur kunnen lessen die publieke inkopers trekken uit marktconsultaties ingedeeld worden in drie categorieën:
1. Nieuwe oplossingen of potentiële aanbieders ontdekken.
2. Vertrouwen kweken en leren elkaar te begrijpen.
3. Leren over de haalbaarheid en technologische volwassenheid van een gewenst product of nieuwe dienst.
Figuur 1 laat zien dat leren over de haalbaarheid behoorlijk gangbaar is tijdens marktconsultaties, maar dat het ontdekken van nieuwe oplossingen of voorheen onbekende leveranciers moeilijker is.
De resultaten die zijn samengevat in Figuur 2 laten een complex beeld zien van de effecten van verschillende marktconsultatieformats. Zo hebben interactieve formats zoals meetings en workshops een duidelijke positief effect op innovatie, omdat ze leiden tot wederzijds vertrouwen en begrip tijdens het inkoopproces. Het beeld van het ontvangen van informatie via technische vragenlijsten is echter meer ambigu. Dit format heeft een negatief effect op innovatie, omdat leren over nieuwe oplossingen en leveranciers ontmoedigt. Dit is logisch: Het zijn vooral partijen die al bekend zijn met het inkoopproces en de inkoper die deze vragenlijsten online weten te vinden of in hun mailbox krijgen.
Eenzelfde verklaring geldt voor het afwezige effect van leren over de haalbaarheid van een gewenste aankoop. Haalbaarheid wordt vaak onderbouwd met reeds bestaande en bewezen producten of diensten. Figuur 1 laat al zien al dat het ontdekken van nieuwe oplossingen tijdens marktconsultaties sowieso lastig is. De resultaten in Figuur 2 suggereren dat alleen het uitsturen van informatie, bijvoorbeeld door een vooraankondiging, de zichtbaarheid van een tender vergroten en zo leiden tot deze manier van leren. Als laatste is er een duidelijk positief effect van het betrekken van veel verschillende partijen op innovatie. Inkopers leren dus niet alleen van leveranciers tijdens marktconsultaties, maar partijen aan tafel krijgen onder elkaar ook nieuwe inzichten.
Samenvattend laat dit onderzoek twee dingen zien. Ten eerste belicht het de complexiteit van marktconsultaties. De waarde voor innovatie hangt af van een duidelijk leerdoel en gebruik van het juiste format voor dat leerdoel. Ten tweede is leren essentieel. Een belangrijke aanbeveling is dan ook dat organisaties wel de capaciteit moeten hebben om de inzichten die worden opgedaan tijdens marktconsultaties daadwerkelijk te verwerken in het tenderontwerp en het tenderproces.
Publicatie (open access): Berkhout, P., Rainville, A., Janssen, M., & Frenken, K. (2026). Does Market Engagement in Public Procurement Foster Innovation? Results from a Pan-European Survey. Research Policy, 55(1). https://doi.org/10.1016/j.respol.2025.10537
Vul hier je gegevens in en ontvang de download in je mail
