Column: Gedoe met de algemene Inkoopvoorwaarden

De algemene inkoopvoorwaarden die overheidsinstellingen gebruiken zijn vaak lang, al snel zo’n tien tot twintig pagina’s . En lange formele (contract)teksten schrikken af, zeker voor kleinere ondernemers die je juist soms bij een inkoopvraagstuk wilt betrekken.

Ook wil je als overheidsinstelling een aantrekkelijk opdrachtgever zijn en dat begint niet met twintig pagina’s juridische teksten (graag tekenen bij het kruisje) en eventuele discussies daarover. En ook straalt dat weinig vertrouwen uit in de samenwerking met een leverancier.

Verder speelt dat je bij kleinere trajecten als opdrachtgever in de regel weinig risico loopt (zeg even het leveren van 25 computerschermen). Dat maakt een afweging relevant tussen de mogelijke risico’s bij een aankoop en hoeveel tijd/geld/energie je kwijt wilt zijn aan discussies over de voorwaarden. Want waarom veel tijd steken in een discussie over aansprakelijkheid als er maar heel weinig mis kan gaan en de eventuele gevolgen daarvan heel klein zijn. Besteed liever meer tijd aan de inhoud van de offerteaanvraag (het PVE), daar gaat vaak de discussie over als er iets mis is (we zeiden toch 25 schermen, geen 24).

Bij grote inkooptrajecten zoals EU aanbestedingen zullen in de regel de modelcontracten van het Rijk worden gebruikt zoals bijvoorbeeld de ARBIT of ARVODI. Grote kans dat de eigen inkoopvoorwaarden hiermee overlappen of conflicteren dus die kan je bij grotere trajecten maar beter sowieso niet gebruiken.

Inkoopvoorwaarden moeten daarom:
1️⃣ Specifiek zijn voor de inkoop van ‘standaard / kleine dingen’.
2️⃣ Specifiek zijn voor de risico’s van die categorie.
3️⃣ Kort zijn en zo min mogelijk ‘afschrikken’.
4️⃣ Niet gebruikt worden als er ‘echte contracten’ worden ingezet.
5️⃣ Of überhaupt niet gebruikt worden (en de verkoopvoorwaarden van de leverancier dan ook niet) om zo niet tijd kwijt te zijn aan onnodige discussies hierover.

👉 Een goede relatie tussen een opdrachtgever en opdrachtnemer begint niet bij een moeizame discussie over nauwelijks relevante voorwaarden. Tijd om de inkoopvoorwaarden en het gebruik ervan kritisch tegen het licht te houden!