Gij zult uw eigen eisen naleven

Het is me in twintig jaar tenderen al best vaak overkomen… Een jaar na een op zich aantrekkelijke aanbesteding waarop we als bedrijf niet hebben ingeschreven, of die we (hoe is het mogelijk?) verloren hebben, ga ik weer eens met die aanbestedende dienst in gesprek. Hoe bevalt het nieuwe contract?

Ik vraag dan ook altijd specifiek naar de uitvoering van het Programma van Eisen, de zogeheten PvE. Lukt dat een beetje, want dat PvE was toen best pittig opgesteld? En tot mijn grote knorrigheid hoor ik dan vaak: “Ach, dat PvE, die soep wordt natuurlijk niet zo heet gegeten als ie toen is opgediend.”

Die laconieke houding van aanbestedende diensten en hun contractbeheerders vind ik nogal  bijzonder. Want ik denk dat er in veel gevallen sprake is van een wezenlijke wijziging, en dat er dus een heraanbesteding moet komen. En wel hierom…

Na het publiceren van een aanbestedingsbestek maakt iedere potentiële inschrijver een eigen afweging over wel of niet meedoen: de bid/no bid-analyse. Daarin stellen we ons drie belangrijke vragen: Kunnen we het? Willen we het? En kunnen we het winnen? En wat is nu het geval: veel PvE’s stellen dermate veel en/of hoge eisen, dat we als inschrijver tot de conclusie moeten komen dat we deze aanbesteding maar overslaan. Denk dan aan uitvoeringseisen, rapportages, veiligheid, certificering, facturatie, etc.

Het is natuurlijk heel zuur als je er later als niet-inschrijver achter komt dat de aanbestedende dienst in het gegunde contract die grote hoeveelheid, dure en/of complexe eisen niet echt handhaaft. Had je dat geweten, dan had je wél ingeschreven! En niet alleen jouw bedrijf, maar misschien nog wel vijf andere ondernemers die deze eisen ook te zwaar vonden.

Artikel 2.163g van de Aanbestedingswet stelt, even plat gezegd, ‘als een opdracht zodanig wijzigt dat méér en/of andere partijen hadden ingeschreven, of de toenmalige inschrijvers een andersoortige offerte uitgebracht zouden hebben op de aanbesteding, dan is het een wezenlijke wijziging.’ Nou, geloof me, zodra we als marktpartijen weten dat je de eisen van je PvE niet goed handhaaft, krijg je van iedereen echt een heel andere inschrijving. En moet je dus eigenlijk opnieuw aanbesteden.

Mijn advies aan overheidsinkopers en contractbeheerders: neem je eigen Programma van Eisen serieus. Als dat structureel niet het geval is, doe dan eens de ‘Nice/Need to Have Test’, voordat je een eis opneemt in je bestek. En het advies aan (afgehaakte) inschrijvers die een dergelijk contractuitvoering constateren: bel je jurist.