In een inkoopvolwassen organisatie is geen plaats voor fraude!

Waarom transparantie, professionele tegenspraak en gedeelde besluitvorming onmisbaar zijn bij de inkoop van medische hulpmiddelen

Deze maand kwam opnieuw een onderzoek naar mogelijke corruptie onder cardiologen in het nieuws. Justitie vermoedt dat miljoenenbetalingen van medische bedrijven samenhingen met een voorkeursbehandeling van hun producten. Of dat strafrechtelijk bewezen kan worden, moet nog blijken. Voor ziekenhuisbestuurders en inkopers is de governancevraag echter nu al relevant: hoe kon één groep professionals zoveel invloed combineren met financiële belangen buiten het zicht van de organisatie?

Jammer, want die kleine minderheid zorgt voor een negatief beeld over artsen in het algemeen, terwijl de overgrote meerderheid toch echt de patiënt centraal heeft staan!

Hoe komt het toch dat sommige "katten te dicht op het spek” zitten? En, waarom accepteren we als inkopers toch zo vaak die “olifant in de kamer” die staat voor het grijze gebied wat voor veel inkopers buiten bereik blijft?

Maar, zoals zo vaak kun je ook stellen “gelegenheid maakt de dief”. In dit artikel bespreek ik de rol die de inkoopfunctie heeft in de financiële processen, want ook inkoop gaat over compliance en doelmatigheid. Een stevige inkooporganisatie zorgt voor transparantie, veel-ogen principe en een evenwichtige relatie met leveranciers.

Complexe systemen bieden ruimte aan fraude en hoge kosten

Vaak roepen inkopers dat dit door het systeem komt. Daarmee plaats je de oplossing buiten jezelf, maar er zit wel iets in natuurlijk, want...

• Zolang inkoop binnen zorginstellingen wordt gezien en gebruikt als serviceafdeling, zal een dokter nooit een inkoop-businesspartner treffen die on-eye-level een stevige discussie kan voeren en transparantie in besluitvorming creëert;
• Als bedrijven met double digit EBITDA's tot in de haarvaten van zorginstellingen toegang hebben, kan een inkoper nooit op hetzelfde informatieniveau zitten als de dokter;
• Als inkopers procedures als hun taakinvulling zien, is er geen common ground om met  andere stakeholders te schakelen: Dokter: “ik wil dit implantaat”. Antwoord inkoper: “Ik start een inkoopprocedure, kunt u even een PvE maken?”;
• Wanneer productkeuze, budgetverantwoordelijkheid en medische besluitvorming grotendeels binnen dezelfde vakgroep zijn geconcentreerd, kan een ongelijk speelveld ontstaan. Zeker wanneer inkoop pas wordt betrokken nadat de feitelijke productkeuze al is gemaakt;
• Als kosten voor medische materialen gedekt zijn door een begroting of vergoeding, is er geen noodzaak voor verdieping in de contracten of assortimenten;
• Zolang de “ontvanger (patiënt)”, de “betaler (verzekeraar)”, de “beslisser (de dokter)”, de “faciliteit (ziekenhuis)”, en de leverancier allemaal dus vanuit het eigen perspectief bijdragen aan onze mooie gezondheidszorg is er eindeloos veel ruimte om in deze constructie profiteurs van de financiering en organisatie van de gezondheidszorg te vinden.

Niet voor niets is zorgfraude een belangrijk onderwerp. En naast het feit dat we een probleem hebben met fraudegevoeligheid, werkt het systeem in de hand dat Nederland tot de landen in de EU behoort met de hoogste prijzen voor medische hulpmiddelen. Dit blijkt uit diverse Europese benchmark uitgevoerd door Dulmedix B.V.

Dus, zullen we nog meer regels gaan opstellen?

Met procedures en regels helpen we het systeem niet

De zeer hollandse reactie hierop is het produceren van procedures en regels. Heel goed. Kaders waarbinnen we werken moeten gesteld worden. Maar, met procedures en regels kom je er niet alleen. Want als je procedures en regels hebt, dan ga je als organisatie op zoek naar mensen die ontzettend goed zijn in het uitvoeren van procedures. Is dat ook het profiel van mensen die je nodig hebt om een stevige on-eye-level discussie met een dokter te voeren?

Inkoop is geen procedurewerk. Het is mensenwerk. Inkoop vraagt niet alleen om procedurekennis, maar ook om deskundigheid (waaronder marktkennis), onafhankelijkheid en professionele moed. Of netter, zoals een bestuurder mij leerde: “Strak op de inhoud – feiten, cijfers en afspraken – en met oog voor de verbinding met collega’s in het ziekenhuis”

De actoren in het inkoopvak moeten transparantie en gedeelde besluitvorming afdwingen

1. Inkopers, sta voor je vak. Maak van het middel geen doel. Creeer transparantie en gedeelde besluitvorming. Neem geen genoegen met GEEN data beschikbaar.
2. Inkoopmanagers, zorg ervoor dat jouw inkopers zich veilig voelen om hun vak uit te oefenenen en steun ze ten alle tijden. Creer een omgeving met de instrumenten en het vertrouwen om je mensen te laten excelleren.
3. Bestuurders, laat inkoop niet bungelen ergens in het middenveld van het organogram, maar zorg dat je ze uitdaagt in hun vak, transparantie nastreeft en bovenal geef ze vertrouwen en rugdekking. Inkoop is een onmisbare sleutel in de bekostiging en transparantie van zorg want maar liefst 40% van het ziekenhuisbudget bestaat uit kosten welke bij crediteuren worden gemaakt en dus eigenlijk inkoopkosten zijn. Geef het dan ook die verantwoordelijkheid!

René Dullaart is oprichter van Dulmedix B.V. en adviseert zorgorganisaties over strategische inkoop, medische supply chains en samenwerking met leveranciers.

‍