Inkoopuitspraak van de week: Als je een goed 'Programma van Eisen' zoekt dan gebruik je toch gewoon die van de vorige keer?

Het belangrijkste document van iedere aanbesteding is het 'programma van eisen': Het document dat beschrijft wat er precies geleverd moet worden.

Grofweg zijn er vier manieren om dat 'programma van eisen' (PVE) op te stellen.

1. Het PVE van de vorige aanbesteding (met hetzelfde onderwerp) gewoon weer gebruiken.
2. Zelf aan de slag: Op TenderNed zoeken naar een PVE dat een beetje lijkt te passen en die verder maatwerken. Dit eventueel aangevuld met een marktverkenning (om te weten hoe leveranciers e.e.a. zien) en interne workshops om de wensen en eisen boven tafel te krijgen.
3. Een adviseur inhuren die kennis heeft van het in te kopen onderwerp (en ook van de betreffende markt) en die het PVE laten opstellen.
4. Samen met leveranciers het PVE opstellen bij een aanbestedingsprocedure op basis van de concurrentie gerichte dialoog.

Ieder van bovenstaande methoden heeft voor- en nadelen. In onderstaand overzicht zijn deze naast elkaar gezet met ook een voorzetje voor welke methode je moet gebruiken bij welk type aanbesteding.

Dus: Het PVE gebruiken van de vorige keer? Dan kan de aanpak zijn bij een eenvoudige periodieke aanbesteding. En natuurlijk bij een aanbesteding waarbij je de kans wil vergroten dat de huidige leverancier weer de opdracht krijgt ....