Jan Telgen over de evolutie van inkoop: 'we zijn van nichebranche naar verankerd vakgebied gegroeid'

In een eerder artikel blikten we terug op de 30-jarige inkoopcarrière van Jan Telgen als hoogleraar, consultant en initiator van de International Research Study on Public Procurement (IRSPP). In dit vervolg deelt hij meer over de impact van het IRSPP-netwerk. En hoe hij inkoop door de jaren heen van nichebranche zag uitgroeien tot verankerd vakgebied. Van anekdotes over corruptie, de verankering van inkoop in de academische wereld en valkuilen voor de volgende generatie.

Wat gaat er nu écht beter dan 30 jaar geleden? En waar is er volgens Jan nog steeds werk aan de winkel? Zijn scherpe observaties en suggesties lees en bekijk je in dit interview.

Wat gaat er nu beter in inkoop vergeleken met 30 jaar geleden?

“Na 30 jaar durf ik te zeggen dat het is gelukt om inkoop als vak neer te zetten in de academische wereld. Arjen van Weele en ik waren de eerste hoogleraren op inkoopgebied in Nederland. Wij werden in het begin nog gefinancierd door de Nevi. In die periode was ons doel de universiteit ervan te overtuigen dat het vak belangrijk genoeg was om het te blijven financieren.  

Tegenwoordig zijn er meer hoogleraren inkoop. Waarvan een aantal extern gefinancierd, maar er zijn er ook die structureel gefinancierd worden door universiteiten. Dat vind ik een hele mooie ontwikkeling, die laat zien dat inkoop echt serieus genomen wordt.  

Daarnaast zie ik dat inkoop steeds vaker wordt ingezet als instrument voor het mede vormgeven van overheidsbeleid. Bijvoorbeeld in Zuid-Afrika in de jaren 90, toen het de apartheid afschafte. Met beleid maakten de Zuid-Afrikaanse overheid offertes van achtergestelde zwarte organisaties aantrekkelijker. Dat heeft echt geholpen om hen naar voren te halen. Een recenter populair thema is duurzaamheid; ook hierbij wordt inkoop betrokken bij overheidsbeleid.”

Hoe heeft het IRSPP-netwerk al die jaren bijgedragen aan inkoop?

“Rond 2000 waren er wereldwijd in totaal maar 3 hoogleraren publieke inkoop. Wij zijn informatie gaan uitwisselen; daaruit is het IRSPP-netwerk ontstaan. Iedere twee jaar organiseerden we bijeenkomsten.

Één opbrengst van het netwerk ontstond tijdens corona. Overal moesten mondkapjes worden ingekocht. Met het netwerk onderzochten we wat hierbij wel en niet goed ging. Al snel bleek dat als je tijdens een crisis start met organiseren, je eigenlijk te laat bent. Toen was onze conclusie: leg van tevoren vast hoe je dingen organiseert tijdens een crisis, en laat alle partijen deze overeenkomst tekenen.

Via het netwerk kom je ook in contact met elkaars unieke perspectieven en handelsnormen rondom inkoop. In Europa is gunnen op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding zo’n beetje de standaard. Máár zo’n 6 jaar geleden gaf Roemenië echter aan dat ze dat nog steeds bewust niet doen. Want: kwaliteit is subjectief, daar ligt corruptie op de loer.Ook in Rwanda is corruptiebestrijding van hoge prioriteit. Zij vinden daarom dat je slechts 2 á 3 jaar binnen inkoop mag werken. Dat kunnen we ons in Europa nauwelijks voorstellen. Hier gaan we veelal uit van eerlijke behandeling.”

Zijn er ook ontwikkelingen die je zorgen baren?

“Oorspronkelijk was inkoopconsultancy er vooral voor het beantwoorden van organisatorische vraagstukken. Wat moeten we (de)centraal doen? En hoe moet ons inkoopbeleid eruitzien? Tegenwoordig is het daarentegen steeds gebruikelijker dat een consultant gedetacheerd wordt om een bepaalde aanbesteding te doen. Dat soort werk moet ook gebeuren, maar dat werd 20-25 jaar geleden echt overgelaten aan de eigen organisatie. Consultants werden toen ingezet op overkoepelend niveau.

Het effect van die verschuiving in verantwoordelijkheden op inkoop is het ontstaan van een soort imagoprobleem. Inkoop wordt in de ogen van andere medewerkers gereduceerd tot het verrichten van een ‘kunstje’. Zij zien vooral de dure consultant die aan een paar knoppen draait. En dat merk je in de minder strategische benadering van de inkoopfunctie.”

Wijst dit imagoprobleem op een onderliggende uitdaging?

“We hebben 340 gemeenten in Nederland met allemaal een eigen inkoopfunctie. Ik vraag me af of dat wel zo handig is. Ik zeg niet dat we terug moeten willen naar iets als het Rijksinkoopbureau; maar ik denk wel dat het slimmer kan.  

Hetzelfde geldt namelijk ook voor scholen, verpleeghuizen en gehandicapteninstellingen. Zij hebben elk ook een eigen inkoopfunctie, maar vaak geen budget voor een vaste inkoper. Inkopen gaat dan een beetje klungelig, of ze zijn genoodzaakt om een dure consultant in te huren. Dat vind ik zonde.

Omdat dit op zo’n grote schaal gebeurt, zou je hier eigenlijk een studie van moeten maken. Ik snap ook dat je niet alles gezamenlijk moet inkopen. Want scholen willen graag hun eigen methodes kunnen bepalen en voor verpleeghuizen kan voeding een onderscheidend element zijn. Maar er valt voor bepaalde zaken wel wat voor te zeggen, bijvoorbeeld kopieermachines en stoelen en tafels; daar zit weinig concurrentie tussen. De vraag is dus wat je wel en niet samen inkoopt, en of dat op landelijke of regionale schaal moet. Ik denk dat de publieke sector hier nog veel te winnen heeft.”

Zijn er meer gebieden waar inkoop kan professionaliseren?

“Ik zie ook nog ruimte voor verbetering in de ondersteuning van incidentele inkopen. Ik ben een aantal jaren voorzitter geweest van Sportservice Ede, een stichting die alle zwembaden, sporthallen en hockeyvelden in Ede runt. Op een gegeven ogenblik ontdekten we dat ons schoonmaakcontract aanbestedingsplichtig was. Toen was het nog een 2B-dienst. Dus moest ik een eHerkenning aanvragen en een team samenstellen. Zelfs met mijn achtergrond was ik een week zoet om alleen al aan de administratieve verplichtingen te voldoen.

Dat is voor organisaties die maar eens in de 4 jaar iets inkopen echt een ding. Al willen ze hun inkopen nog zo graag netjes melden op TenderNed, de drempel is nu gewoon te hoog. We zouden een versimpelde procedure moeten hebben om aan die administratieve verplichting te kunnen voldoen.”

Waar kan de volgende generatie de meeste impact maken?

“In de publieke sector is het inkopen van zorg, van WMO tot jeugdzorg, een grote uitdaging. Dat is fundamenteel anders dan koffie of kopieermachines inkopen. Want je legt er in essentie een zorginfrastructuur in een gemeente of regio mee vast. Op dit gebied spelen dan ook veel vragen die half bij inkoop horen en half op het terrein van beleid liggen.  

Dat gaat om vragen over de verantwoordelijkheid van de ouder en waar de rol van de ondersteuning begint. Maar ook vragen als: moet ondersteuning altijd individueel zijn, of kan het in groepsverband? Zijn zaken als dyslexie altijd iets wat de gemeenschap moet betalen? Passende antwoorden vinden hierop is hartstikke uitdagend. Dus als je maatschappelijke impact wilt maken, is dat een terrein om je in te begeven. En dus ook bij uitstek een terrein waar inkoop waarde kan toevoegen.”