Beoordelingscommissie kan niet gemist worden

Een van de belangrijkste onderdelen van een gunningsbeslissing is de motivatie, die de door de beoordelingscommissie gegeven score onderschrijft. Als deze niet overeen komen, dan is een verdere motivering van het cijfer vereist van dezelfde beoordelingscommissie. De rechtbank Den Haag oordeelde dat een opgenomen nadere motivering niet tot stand kan komen zonder inspraak van de beoordelingscommissie.

Auteur: Yvonne van den Heuvel-Loerakker (Tenderpeople)

Onduidelijke motivering

Een aanbesteder deed een aanbesteding voor een brug. De als derde geëindigde inschrijver had op twee gunningscriteria lager gescoord dan hij met een nagenoeg gelijke beantwoording in een eerdere inschrijving had gedaan. Deze plannen van aanpak waren nagenoeg identiek. De inschrijver plaatste daarom vraagtekens bij de juistheid en objectiviteit bij deze beoordeling. De klachtenfunctionaris wees de klacht van de inschrijver gedeeltelijk af, maar constadeerde wél dat de gewezen scores onvoldoende gedragen werden door de bijbehorende motivatie. Een herbeoordeling, zoals de inschrijver verzocht, was volgens de klachtenfunctionaris niet nodig. De aanbesteder kon volstaan met een hernieuwde motivatie.

Hermotivering

Naar aanleiding van het advies van de klachtenfunctionaris maakte de aanbesteder een nieuwe gunningsbeslissing bekend, met een overeenkomstig resultaat. In deze nieuwe versie was aan alle inschrijvers extra informatie verschaft over de kenmerken en voordelen van de winnende inschrijving en werd een nadere toelichting gegeven op de behaalde scores. De hermotivering was minder positief over inschrijver, om zo de toegekende lage cijfers te rechtvaardigen. Ter terechtzitting bleek de initiële motivering aangevuld te zijn door wat knip-en-plakwerk uit de eerdere individuele beoordelingen. Bij het opstellen van de hermotivering was de beoordelingscommissie niet meer betrokken geweest, waardoor het onduidelijk was of de beoordelingscommissie ook in consensus achter de hermotivering stond.

Afwezigheid beoordelingscommissie

De rechter achtte het niet acceptabel dat de beoordelingscommissie niet werd geconsulteerd bij een hermotivering. In dit geval was het voor de inschrijver niet duidelijk wat leidend was: het cijfer of de motivering. Was het cijfer te laag ten aanzien van de motivatie, en moest het cijfer omhoog? Óf was de motivatie niet volledig voor het gegeven cijfer, en moest deze aangevuld worden? Volgens de rechter moet vaststaan dat de oorspronkelijke beoordelingscommissie betrokken is geweest bij de (her)motivering, of in ieder geval akkoord heeft gegeven op die motivering. In casu verbiedt de rechter de aanbesteder dan ook om de gunningsbeslissing uit te voeren.

De rol van de beoordelingscommissie

In deze uitspraak gaat de rechter expliciet in op de rol van de beoordelingscommissie. De aanwezigheid van de beoordelingscommissie is vereist bij een verdere uitleg van de beoordeling, evenals de motivering. In deze situatie is de beoordelingscommissie niet geconsulteerd over de definitieve motivatie. Dat is in strijd met het transparantiebeginsel.

Ervaren inkoopadviseurs zorgen ervoor dat de gegeven motivering in lijn is met het gegeven cijfer. Om tot een correcte motivatie te komen is de betrokkenheid van de beoordelingscommissie noodzakelijk, want alleen de beoordelingscommissie beoordeelt.