De top 5️⃣ van ‘inkoopfouten’ die niet-inkopers maken.

Als inkoper heb je vaak te maken met je collega’s. Zij gaan immers over WAT er precies gekocht moet worden, als inkoper ga je alleen over het inkoopproces (HOE). Helaas doen die collega’s regelmatig onhandige dingen die je als inkoper dan later maar weer moet proberen recht te zetten.

De meest voorkomende zijn:

❌ In de beginfase met maar één leverancier afstemmen in plaats van dat ‘de markt’ in de volle breedte wordt bekeken. Of ze hebben op een beurs bij één leverancier iets gezien. Met als gevolg dat de oplossingsrichting alleen gezocht wordt in wat die ene leverancier te bieden heeft; Als niemand je verteld dat er ook elektrische auto’s zijn blijf je alleen maar zoeken naar een benzine auto.

❌ De eigen Inkoopvoorwaarden niet meesturen bij het opvragen van een offerte. Met als gevolg dat je als inkoper een paar uur extra kwijt bent met het bestuderen van en onderhandelen over de voorwaarden van de leverancier. En je ergeren over deze onnodige inzet.

❌ Ingaan op een leveranciersaanbod waarbij je eerst een paar maanden (voor een speciaal tarief of gratis) mag ‘proberen’ zonder alvast afspraken over dat vervolg vast te leggen. Zie gebruikers nog maar eens met een mooie nieuwe oplossing te laten stoppen. Idem voor opdracht geven voor een (gratis?) quickscan, daar komt natuurlijk altijd wat uit dat bepaalde collega’s interessant zullen vinden om op te laten pakken.

❌ Het ondoordacht hergebruiken van eerdere aanbestedingsstukken, met name programma’s van eisen. Waar dan eisen in blijken te staan die niet relevant zijn, waar door de leveranciers dan veel vragen over gesteld worden en wat je als inkoper dan allemaal mag repareren.

❌ Een overeenkomst accepteren op basis van een model van de leverancier in plaats van de eigen modellen of Rijksmodellen (zoals bv de ARBIT). Met als gevolg dat je ook hier over moet onderhandelen danwel dat er relatief onwenselijke afspraken worden vastgelegd zoals inspanningsverplichtingen in plaats van resultaatsverplichtingen.

Voor de inkoper uiteraard de taak om deze ‘fouten’ van je collega’s te voorkomen. Belangrijkste oplossing is daarbij het VROEGTIJDIG betrokken worden als inkoper, in ieder geval al voordat er contact met marktpartijen is.