Zonder aanbesteding een opdracht verstrekken!

Gewoon zonder aanbesteding een opdracht aan een leverancier verstrekken, dat kan prima! ✔

Door Joost Lucassen

Veel mensen vinden aanbesteden gedoe. Gelukkig mag je als medewerker van een overheidsinstelling best een opdracht direct aan een leverancier verstrekken, dus zonder meerdere offertes op te vragen of een Europese aanbesteding te doen. Je moet dan wel aan een paar dingen voldoen.

👉 Om te beginnen: De medewerker moet formeel mandaat hebben om de opdracht te mogen geven. Dat lijkt voor de hand te liggen, een willekeurige medewerker van Shell mag ook niet zomaar een nieuw boorplatform bestellen, maar dit is regelmatig niet goed geregeld.
EN
👉 Een opdracht mag niet bewust zijn opgeknipt in deelopdrachten om zo onder voorgeschreven aanbestedingsdrempels te blijven. Die inhuuropdracht die waarschijnlijk een jaar gaat duren mag dus niet in stukjes van een maand in opdracht worden gegeven.
EN
👉 De leverancier (en zijn aanbod) is op basis van objectieve en relevante criteria gekozen. En dat is dus niet omdat hij zo aardig is maar bijvoorbeeld omdat hij aantoonbaar heel goed is in het leveren van boorplatforms.
EN
👉 Het moet verdedigbaar zijn dat overheidsgeld voor deze opdracht wordt ingezet (wordt er maatschappelijk waarde geleverd?). Verdienen we die nieuwe applicatie van €20k wel terug, bijvoorbeeld doordat we efficiënter kunnen werken?
EN er is sprake van één of meerdere van de volgende zaken:

👉 De opdracht blijft onder de drempel waarboven meerdere offertes moeten worden opgevraagd; bijvoorbeeld zo’n €35k voor gemeentes bij gangbare leveringen of diensten. (En ja, je mag een opdracht dus niet opknippen.)
OF
👉 Het is een 'bijzondere' opdracht (die in de regelgeving wordt beschreven) zoals dat er maar één leverancier is die het gewenste kan leveren, een aankoop uit een faillissement, zaken die op een grondstoffenmarkt worden gekocht, aanschaf na het doen van een prijsvraag, uitbreiding of vernieuwing of herhaling van bestaande zaken, een opdracht voor onderzoek, een opdracht onder 'dwingende spoed', een opdracht voor onroerend goed, een opdracht aan een andere overheidsinstelling of er zijn in een eerdere aanbesteding geen geschikte offertes ontvangen. Al deze 'specials' alleen conform de in de regelgeving gestelde details hierover.

Het is zo bezien jammer dat een boorplatform in theorie verplaatsbaar is en daarom formeel niet wordt gezien als onroerend goed. Anders was het een interessante uitzondering die je direct aan een leverancier zou mogen gunnen. Uiteraard alleen als de opdrachtwaarde binnen je mandaat valt, mogelijk is dat nog wel een aandachtspunt.