De prijsvraag verdient een tweede leven als instrument om innovatie te bevorderen. Volgens Rinke Meijer en Fredo Schotanus is het tijd om deze vergeten methode bij het aanbesteden weer op de kaart te zetten.
Vrijwel iedereen is het er over eens: Europa is niet innovatievriendelijk genoeg. Een van de manieren om daar verandering in te brengen, is innovatievriendelijke publieke inkoop. In landen als de Verenigde Staten en Zuid-Korea wordt innovatievriendelijke inkoop veel actiever door overheden toegepast dan in Europa. Niet voor elke aankoop is deze vorm passend, maar overal waar ontwikkelopgaven zijn, liggen kansen. Innovatievriendelijke publieke inkoop kan via reguliere aanbestedingsprocedures (bijvoorbeeld door te werken met functionele specificaties of innovatiewaardering in het gunningsmodel) of via bijzondere procedures zoals de mededingingsprocedure met onderhandeling en innovatiepartnerschap worden georganiseerd. Er zijn dus verschillende mogelijkheden. Het gebruik van deze mogelijkheden in de praktijk is echter minimaal: het innovatiepartnerschap wordt in Europa slechts zo’n veertig keer per jaar ingezet. Dat is niet meer dan 0,01% van alle Europese aanbestedingen.
“Het innovatiepartnerschap wordt in Europa slechts zo’n 40 keer per jaar ingezet”
Ook in Nederland wordt de procedure nauwelijks gebruikt: in minder dan 0,1% van de gevallen. De jaarlijkse top 10 innovatievriendelijke inkopers van PIANOo (Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken) en aanbestedinmgssysteem TenderNed laat zien dat het eenvoudig is om in de lijst te komen. Twee innovatievriendelijke aanbestedingen volstaan namelijk al, terwijl er jaarlijks meer dan tienduizend aanbestedingen worden gepubliceerd op TenderNed. Deze top 10 meet weliswaar niet alle innovatievriendelijke inkoop, maar toch is het een teken aan de wand.
Een veelgehoord argument is dat het innovatiepartnerschap complex is en alleen toegestaan in specifieke gevallen. Een minder bekend, maar interessant alternatief voor innovatievriendelijke inkoop ten opzichte van de hiervoor genoemde aanbestedingsprocedures is de prijsvraag. Dit is een procedure waarbij een overheid met een openbare aankondiging een plan of ontwerp uitvraagt dat door een jury wordt beoordeeld, eventueel met prijzengeld voor de winnaar(s). Een eventuele vervolgopdracht mag worden gegund via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging met de winnaar(s). Dus zonder weer een nieuwe aanbesteding te doen.
In Nederland wordt de prijsvraag nauwelijks gebruikt. Ter illustratie: in de afgelopen vijf jaar is ze zeven à acht keer per jaar aangekondigd op TenderNed. En dat is opvallend, aangezien de prijsvraag makkelijker, sneller en flexibeler is in te richten dan bijvoorbeeld het innovatiepartnerschap. In een land als Frankrijk wordt deze methode dan ook veel vaker ingezet. Het is bovendien geen nieuwe procedure – de Romeinen gebruikten het zoveel jaar geleden al. Hoe kun je de prijsvraag inzetten voor innovatievriendelijke inkoop?
De prijsvraag kent weinig specifiek wettelijk kader (behalve Aanbestedingswetartikelen 2.34, 2.42 en 2.43), waardoor veel ruimte bestaat voor maatwerk. Een beperking is wel dat de prijsvraag alleenkan worden gebruikt voor de inkoop van diensten, al kan een prijsvraag ook worden ingezet voor bijvoorbeeld het ontwerp van een levering of werk. Dat is immers ook een dienst. Verder gelden uiteraard de voorwaarden dat je transparant moet zijn, ondernemers gelijk behandelt, niet discrimineert en proportioneel bent (zie ook Commissie van Aanbestedingsexpertsadvies 541).
Hoe werkt het in de basis als je een prijsvraag inzet voor innovatievriendelijke inkoop? De 5 kernstappen zijn als volgt:
Je begint met een marktverkenning om te onderzoeken of er al oplossingen bestaan voor het probleem of doel dat je wilt aanpakken. Deze stap helpt niet alleen om dubbel werk te voorkomen, maar ook om zicht te krijgen op welke ondernemers mogelijk interesse hebben en zouden passen bij de opdracht. Zo weet je welke ondernemers je specifiek kunt wijzen op de prijsvraag zodra je deze publiceert.
Je vraagt vervolgens een plan of ontwerp uit dat inspeelt op een concreet probleem of doel waarvoor een nieuwe oplossing nodig is. Als de geraamde waarde van de prijsvraag (inclusief alle prijzengelden en een eventuele vervolgopdracht) boven de Europese drempelwaarde uitkomt, moet je deze via een openbare of niet-openbare aanbestedingsprocedure aankondigen. Overweeg een tenderkostenvergoeding om deelname te stimuleren.
De ingediende plannen of ontwerpen moet je anoniem laten beoordelen door een onafhankelijke jury. Leden van de jury mogen uit de eigen organisatie komen, mits zij geen direct belang hebben bij een specifieke inzending en zich uitsluitend richten op de vooraf bekendgemaakte gunningscriteria. Dit komt op hetzelfde neer als bij een beoordelingscommissie voor een gewone aanbesteding. Er gelden wel extra regels voor de jury als er specifieke beroepskwalificaties worden gevraagd voor deelname aan de prijsvraag. In dat geval moet minstens één derde van de juryleden dezelfde of een gelijkwaardige kwalificatie hebben.
Aan de winnaar of winnaars mag je prijzengeld toekennen om het plan of ontwerp verder te ontwikkelen. Dit kan in één keer, maar ook in meerdere fasen. Zo kun je eerst een prijs toekennen voor het uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek(fase 1). Als dat onderzoek positief uitpakt, kun je een tweede prijs toekennen voor de ontwikkeling van een prototype (fase 2). Je mag zelfs bepalen dat de exacte hoogte van de tweede prijs pas later wordt vastgesteld, mits het bestaan van deze tweede prijs en de voorwaarden ervoor vooraf duidelijk in de prijsvraagdocumenten zijn vermeld. Voor meer toelichting over dit soort innovatiefasen verwijzen we naar het boekje ‘Innovatiegericht inkopen bij Defensie’, dat is geschreven door Maurice van Rooijen.
Als het prototype ook aan de verwachtingen voldoet, kun je – maar je bent er niet toe verplicht – een vervolgopdracht voor opschaling (fase 3) gunnen via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging. Voorwaarde is wel dat je deze mogelijkheid vooraf expliciet hebt opgenomen in de prijsvraagstukken. Voor de onderhandelingen moet je alle oorspronkelijke winnaars van de prijsvraag uitnodigen.
Het is ook mogelijk om de prijsvraag uitsluitend te gebruiken voor een haalbaarheidsstudie (fase 1) en in een vervolgopdracht via de onderhandelingsprocedure, het prototype te laten ontwikkelen (fase 2). De opschaling (fase 3) valt dan buiten scope van de prijsvraag. Deze lichtere variant van een prijsvraag kan passend zijn als je verwacht dat de opschalingsfase beter met een nieuwe aanbesteding kan worden opgestart, bijvoorbeeld omdat in het opschalen ook andere ondernemers interesse hebben dan de prijsvraagdeelnemers. Een nadeel hiervan is dat de oorspronkelijke prijsvraagdeelnemers geen zekerheid hebben op een opschalingsopdracht als zij een succesvol prototype ontwerpen.
Omdat de prijsvraag vormvrij is, zijn er ook verschillende andere varianten denkbaar: zo zijn dialoogrondes bijvoorbeeld een mogelijkheid en zijn termijnen niet vastgelegd. Om de anonimiteit van ondernemers te waarborgen, kun je voorafgaand aan het indienen van een plan of ontwerp een dialoog organiseren zonder aanwezigheid van de beoordelingscommissie.
Een praktijkvoorbeeld van een prijsvraag gericht op innovatie is een data challenge die Rijkswaterstaat heeft uitgevoerd. Die was gericht op het detecteren en voorspellen van oorzaken en gevolgen van files. Een ander voorbeeld komt van de gemeente Amsterdam. De gemeente had samen met enkele andere partijen een prijsvraag uitgezet om logistieke problemen in de stad creatief en effectief op te lossen. Andere voorbeelden zijn het ontwerp van een volledig circulaire bushalte en de ontwikkeling van toekomstbestendige zorgconcepten. Het aantal voorbeelden is alleen beperkt en dat is eigenlijk zonde. Wij zien namelijk veel toepassingsmogelijkheden in een verscheidenheid aan sectoren, mits er een ontwerp- of innovatiebehoefte is. Om dat concreter te maken, hebben wij in de tabel hierboven voorbeelden opgenomen van procedures die waarschijnlijk ook met een prijsvraag hadden gekund.
“Amsterdam had een prijsvraag uitgezet om logistieke problemen in de stad creatief en effectief op te lossen”
Waarom zou je kiezen voor een prijsvraag bij innovatievriendelijke inkoop van een dienst? Ze is laagdrempelig, grotendeels vormvrij en aantrekkelijk voor zowel de overheid als mkb en start-ups. De procedure biedt een stuk meer flexibiliteit dan veel alternatieven en kan, net als het innovatiepartnerschap, worden ingezet voor zowel onderzoek en ontwikkeling als opschaling, maar dat hoeft niet. Een bijkomend voordeel is dat de prijsvraag minder wordt geassocieerd met publieke inkoop; zelfs de Aanbestedingswet gebruikt hier voor inkopers ongebruikelijke termen als ‘jury’. Zo kan een prijsvraag helpen het negatieve imago van publieke inkoop, met name bij het mkb en start-ups, deels te omzeilen en wordt het voor hen laagdrempeliger om deel te nemen. De prijsvraag verdient dus een tweede leven als instrument om innovatie te bevorderen!
Vul hier je gegevens in en ontvang de download in je mail
Nevi is hét kennisnetwerk voor inkoop, contract- en supply management. Zij zetten zich in om het inkoopvak naar een hoger niveau te brengen voor het individu, organisaties én de maatschappij. Nevi is er voor iedereen die zich bezighoudt met het inkoopvak. Ze bundelen inzichten uit het bedrijfsleven, de publieke sector, onderwijs en wetenschap en delen deze kennis in onze krachtige vereniging van 6.500 inkoopprofessionals die elkaar inspireren en stimuleren.
