Stel je wilt een laptop. Je gaat naar de site van Coolblue, dat vind je namelijk een betrouwbare leverancier (in aanbestedingsland bepaald door de geschiktheidseisen). Op hun site klik je je eisen aan op het vlak van bijvoorbeeld de processor, de accuduur, het geheugen en het gewicht (het Programma van Eisen). De laptops die aan je eisen voldoen komen dan netjes in een overzicht bij elkaar met daarbij ook een overzicht van de verschillen ertussen. Dat is uiteraard de prijs maar bijvoorbeeld ook meer geheugen of een snellere processor dan gevraagd (de wensen of gunningscriteria). Tussen die laptops maak je daarna de afweging of je het verschil in prijs het verschil in bijvoorbeeld meer geheugen of een betere accu waard vindt; Heb je bijvoorbeeld €30 over voor de laptop waarvan de accu 2 uur langer meegaat? Of €50 voor veel meer geheugen? (de beste prijs/kwaliteit verhouding op basis van 'Gunnen op waarde') Of kies je dan gewoon de goedkoopste die aan je eerder ingestelde eisen voldoet? (Gunnen op laagste prijs.)
Wat je verder zeker NIET doet is een formule bedenken waarbij de goedkoopste de meeste punten krijgt en een duurdere daar een evenredig deel van en waarbij je ook punten gaat toekennen aan de verschillen in specificaties en zo een keuze maakt (een gunningsmodel met de gewogen factormethode). Verder hoef je ook NIET te weten hoe zij regelen dat die laptop netjes in elkaar wordt gezet of tijdig wordt geleverd (het veel gevraagde 'plan van aanpak'). Ook hoef je niet te weten wat ze doen als je bij aflevering zelf niet thuis bent, al je buren ook niet en het ook nog sneeuwt (de regelmatig gevraagde 'casebeschrijving').
Uiteraard is niet iedere aanbesteding een laptop bij Coolblue maar voor veel 'standaard' inkooptrajecten gaat bovenstaande prima op. Voor niet-inkopers is het in ieder geval een goed verhaal om de aanpak van een aanbesteding duidelijk te maken. Daarnaast ondersteunt het de discussie rondom de gunningscriteria, de keuze voor bijvoorbeeld 'gunnen op waarde' en ook de discussie rondom het wel of niet vragen van aanvullende (en te beoordelen) documenten zoals een plan van aanpak.
Het Coolblue model: ook aanbesteden met een glimlach?
