Iedere tenderaar herkent dit wel: je begint het bestek te lezen en ziet dat ze drie kwaliteitsvragen hebben. Mooi. Maar dan duik je er wat dieper in, en zie je dat iedere vraag ook nog subvragen heeft. En zelfs in die subvragen zie je dat er nog subsubvragen gesteld worden. Je zit uiteindelijk opgescheept met 18 vragen, waarvoor je zes pagina’s krijgt om ze te beantwoorden. Eén derde pagina per antwoord.
Je leest de 18 vragen, en ziet de gebruikelijke blije-tender-bingowoorden voorbijkomen: partnerschap, visie, proces, maatregelen, ontzorging, transparantie, klantspecifiek, etc. Of je die allemaal even wilt meenemen, uitgewerkt op de situatie bij de klant, SMART gemaakt en toegelicht met goede voorbeelden uit eigen ervaring. Tuurlijk joh…
Je begint te schrijven, en merkt al snel dat er pijnlijke keuzes gemaakt moeten worden. Je beste oplossing bestaat uit 6 stappen en 8 maatregelen, maar je hebt maar ruimte voor twee stappen met 4 maatregelen? En zelfs die moet je in bullets noteren. Voor SMART-gemaakte onderbouwingen en resultaten blijft nog één hele regel over per vraag.
Iedere tenderaar kent ook al het commentaar uit de gunningsbrief die hierop volgt: we missen in uw uitwerking… En dan volgt het bekende riedeltje over detailniveau, onderbouwing, concretisering en andere vormen van uitleg en toelichting. Dit soort aanbestedingen kent zelden een 10 als score.
Beste inkoper: we hebben als inschrijvers bijna altijd wel een mooi, volledig en goed onderbouwd antwoord met een passende oplossing voor uw uitdaging. Maar dan moeten we wel DE RUIMTE KRIJGEN OM DAT OP TE SCHRIJVEN. En daar is een hele makkelijke vuistregel voor te verzinnen: je geeft minimaal 1 A4 per vraag, en niet een te kalligraferen rijstkorrel. Dus ook voor die subsubvraag. Is je klantvraag complex, dan geef je gewoon meer pagina’s. En stel alleen écht belangrijke vragen over issues waar jouw club een uitdaging mee heeft. Zo krijgt de organisatie waarvoor je werkt een uitgewerkte en onderscheidende oplossing, in plaats van een kortgesnoeid, halfbakken antwoord: de bonsai-tender.
