Zo zet je AI doelbewust in bij jouw volgende aanbesteding

“Wie AI in inkoop gebruikt, moet zijn ‘rijbewijs’ halen.” Dat stelt Chief Artificial Intelligence Officer Timo Martosatiman. Tijdens de jaarlijkse bijeenkomst van Inkopers op de Golfbaan gaf hij een lezing over hoe inkopers AI doelbewust kunnen gebruiken. In deze blog lees je de highlights van zijn presentatie.

Timo’s motto: AI zonder hype

Timo werkt als Chief Artificial Intelligence Officer bij HIP. Hij streeft ernaar om de AI-geletterdheid onder inkopers te vergroten. Hij geeft daarom onder meer trainingen en masterclasses over AI.

“Je kunt AI-geletterdheid zien als een rijbewijs. Door je goed te verdiepen, kun je AI op een verstandige manier gebruiken,” vertelt hij tijdens zijn presentatie. “Dat is ook nodig, want de Europese Commissie is bezig met het verplichten van AI-geletterdheid voor aanbestedende diensten.”

Hoe staat het met AI en inkoop op dit moment?

De AI-geletterdheid ziet Timo namelijk terug in de plannen van de Europese Commissie. Het begrip is ook opgenomen in de AI Act: Europese wet- en regelgeving over het gebruik van AI. Hierin staat onder meer dat publieke organisaties verantwoordelijk worden voor het gebruik (en ook het misbruik) van alle vormen van AI die ze inzetten. Daarover zegt Timo: “Gebruiken je collega’s ChatGPT? Dan ben je als organisatie verantwoordelijk voor hoe dat gaat en wat ermee gebeurt. Daarom is AI-geletterdheid zo belangrijk.”

Meer weten over de wet- en regelgeving? Bij Inkooppub deelden we eerder verschillende artikelen over AI en de werking van de AI Act.  

Hoe gebruikt men AI bij inkoop in de praktijk?

Er wordt al veel met AI in inkoop gedaan. “Maar niet altijd op de manier waarop we dat hopen,” vertelt Timo. “Managers van grote publieke instellingen springen op de hype en ontwikkelen hun eigen AI-systeem. Je ziet dat die in de praktijk weinig worden gebruikt. Men grijpt toch terug naar de openbare ChatGPT.”

Daarnaast zijn er organisaties die het gebruik van ChatGPT geheel verbieden. Hier is wel vaak sprake van schaduwgebruik, stelt Timo. “Mensen gaan dan thuis stiekem aan de slag met ChatGPT om hun werk toch sneller te kunnen doen.” De wens om AI in te zetten is er voor velen, ongeacht het beleid van een organisatie.

3 stappen om AI in jouw organisatie te introduceren

De vraag die opborrelt, is: hoe kun je AI dan wél verantwoord en effectief gebruiken? Daar heeft Timo een stappenplan voor uitgewerkt:

In de eerste plaats moet je als inkooporganisatie beginnen met beleid, vertelt hij. “Denk hierbij aan AI-firstbeleid. Zo is er geen twijfel over of AI gebruikt mag worden. Zorg er tegelijkertijd voor dat er mensen in de organisatie zijn die snappen hoe de AI werkt.”

Wie zijn beleid op orde heeft, kan verder kijken. Timo raadt daarbij aan om geen eigen AI-tools te ontwikkelen, maar om met algemene tools aan de slag te gaan. Bijvoorbeeld door een licentie van ChatGPT Team aan te schaffen. “Je kunt natuurlijk de gratis versie gebruiken, maar het is vaak zo dat als je niet betaalt voor het product, je het product bént.” Dit betekent dat de data die je met de gratis variant van een tool als ChatGPT deelt, gebruikt kan worden voor trainingsdoeleinden. Wees dus voorzichtig met wat je wel en niet aan de tool toevertrouwt.

Ook kun je kijken naar inzetten van specifieke tools. Timo is enthousiast over NotebookLM: hierin kun je grote documenten als wetteksten of inschrijvingen uploaden en gericht vragen over de inhoud stellen. “Maar let op: gebruik hiervoor alleen openbare of gefingeerde documenten,” geeft hij aan. “De LLM wordt namelijk op de inhoud van de documenten getraind.” De tool hallucineert minder dan bijvoorbeeld ChatGPT, maar ook hierbij is het goed om alle informatie zelf nog te checken.

AI inzetten in jouw inkoopproces

De praktische toepassing van AI in inkoop kan er op verschillende manieren uitzien. Zo kun je bepaalde teksten laten (herschrijven) voor je eigen documenten of het inzetten voor de beoordeling van inschrijvingen.

Daarom deed Timo een experiment. Na afloop van een aanbesteding deelde hij de inschrijvingen (geanonimiseerd) in zijn AI-programma. Er waren drie inschrijvingen: die van de huidige leverancier en van twee nieuwe. Deze werden op basis van de gestelde criteria beoordeeld. Wat bleek? De leverancier die het beste scoorde op basis van de criteria, kwam bij de inkopers als slechtste uit de bus. En vice versa.  

De door AI verkozen winnaar was namelijk de huidige leverancier. Want hoewel de huidige leverancier volgens AI het beste aan de criteria voldeed, waren de inkopers nu niet tevreden over hem. En dus werd hij in de praktijk niet als winnaar verkozen.  

Timo’s conclusie: het kan nuttig zijn om een AI te gebruiken in je inschrijvingen. Misschien niet om het selectieproces er volledig aan toe te vertrouwen, maar wel als extra hulpmiddel. Zo kun je het laten beoordelen op basis van de selectiecriteria en hiermee de voor- en nadelen tegen elkaar afwegen. AI is daarmee geen vervanger van de inkopers, maar kan wel als klankbord dienen.  

Meer weten over AI en inkoop?

Het experiment van Timo illustreert één van de vele manieren om AI in inkoop in te zetten. Maar er zijn nog vele andere opties als het gaat om AI in inkoop. Bij Inkooppub schrijven we vaker over AI in de context van inkoop. Dat deden we bijvoorbeeld al over de AI Act en andere wet- en regelgeving. Maar ook over de toepassing van AI in je werk als inkoper. Benieuwd? Neem een kijkje bij onze andere artikelen.