Als marktpartij een legitieme voorsprong creëren? Het mag!

Veel marktpartijen denken dat ze pas in beeld mogen komen als een aanbesteding officieel op TenderNed verschijnt. Tot dat moment houden ze zich liever afzijdig, om maar geen schijn van voorkennis of ongelijkheid te wekken. Die voorzichtigheid is begrijpelijk, maar ook onnodig. In werkelijkheid biedt de overheid veel mogelijkheden om je eerlijk en transparant voor te bereiden. Wie dat goed doet, creëert een voorsprong die volledig legitiem is.

Een aanbesteding winnen begint niet met de publicatie, maar met inzicht in wat eraan komt. De rijksinkoop werkt al jaren aan meer voorspelbaarheid, openheid en planning. Juist om te voorkomen dat alleen wie toevallig op tijd kijkt, kans maakt.

De misvatting dat voorbereiding niet zou mogen

Het aanbestedingsrecht schrijft voor dat alle aanbieders gelijk behandeld moeten worden. Voorkennis en selectieve informatie zijn taboe. Toch betekent dat niet dat marktpartijen moeten wachten tot het moment van publicatie. De overheid maakt veel informatie juist openbaar om te zorgen dat iedereen zich goed kan voorbereiden.

Legitieme voorbereiding hoort bij professioneel aanbesteden. De wetgever ziet dat ook zo. De Europese richtlijnen moedigen overheden zelfs aan om de markt tijdig te betrekken via zogenaamde voorbereidende marktconsultaties. Zolang informatie open gedeeld wordt en geen partij exclusief voordeel krijgt, is dat volledig rechtmatig. Wie zich verdiept in de beschikbare gegevens, heeft dus geen voorkennis, maar voorsprong door kennis.

Waar die kennis te vinden is

De rijksoverheid werkt met twee belangrijke instrumenten die samen de basis vormen voor eerlijke en tijdige voorbereiding: de categorieplannen en de aanbestedingskalender.

De categorieplannen beschrijven per inkoopdomein de strategie, de lopende en verwachte aanbestedingen en de belangrijkste beleidsdoelen. Denk aan ICT, huisvesting, mobiliteit of energie. Veel van deze plannen zijn openbaar en worden periodiek geactualiseerd via Rijksbreed Categoriemanagement. Wie ze leest, ziet vaak ruim een jaar vooruit welke thema’s en productgroepen in ontwikkeling zijn.

De aanbestedingskalenders geven per departement of uitvoeringsorganisatie inzicht in geplande trajecten. Ze tonen wanneer een aanbesteding naar verwachting zal starten of gepubliceerd wordt. Daarmee kunnen leveranciers zich vroegtijdig oriënteren op de vraag die eraan komt. De kalender is informatief en kan wijzigen; formele aankondigingen en documenten worden altijd via TenderNed gepubliceerd.

In de recente analyse van de Rijksinkooporganisatie (RIS) wordt benadrukt dat betere aanbestedingskalenders leiden tot minder spoed, minder externe inhuur en lagere kosten in de hele keten. Voor marktpartijen betekent die voorspelbaarheid minder stress, minder verspilling van tenderkosten en meer ruimte om strategisch te werken in plaats van op het laatste moment te reageren.

De rijksoverheid werkt bovendien aan meer standaardisatie tussen ministeries. Wie die ontwikkeling volgt, ziet patronen in eisen en werkwijzen terugkomen. Dat maakt het makkelijker om inschrijvingen te hergebruiken en om beter aan te sluiten op de verwachtingen van de opdrachtgever.

Hoe je als marktpartij een legitieme voorsprong opbouwt

Voorbereiden betekent niet lobbyen of sturen. Het betekent begrijpen waar de overheid naartoe beweegt, zodat je eigen organisatie daarop kan inspelen. Dat begint met het volgen van de categorie die voor jouw bedrijf relevant is. Lees de actuele plannen en kijk welke trends zichtbaar worden. Welke beleidsdoelen spelen een rol? Gaat het om circulariteit, innovatie, social return, of juist om standaardisatie en schaalvergroting?

Gebruik vervolgens de aanbestedingskalender als je eigen agenda. Noteer de trajecten die eraan komen en begin op tijd met het actualiseren van referenties, het versterken van partnerschappen en het afstemmen van je propositie op de strategische richting van de overheid.

Ten slotte kun je deelnemen aan marktconsultaties. Die zijn er juist om de overheid te helpen begrijpen wat er in de markt speelt. Deel daar feitelijke informatie, wees transparant over wat kan en wat niet, maar probeer de vraag niet te beïnvloeden. Marktconsultaties worden bij voorkeur breed aangekondigd en de uitkomsten worden openbaar gedeeld, zodat alle partijen over dezelfde informatie beschikken. Zo blijf je binnen de grenzen van de wet en lever je tegelijk waardevolle input.

Waarom dit de overheid en de markt helpt

Vroegtijdige voorbereiding is niet alleen in het belang van leveranciers. Ook de overheid profiteert ervan. Wanneer de markt op tijd meedenkt, sluiten aanbestedingen beter aan op wat er werkelijk beschikbaar is. De doorlooptijd wordt korter, er zijn minder noodverlengingen, en het werk kan evenwichtiger worden verdeeld over het jaar.

De RIS heeft in haar kostenanalyse expliciet benoemd dat voorspelbaarheid in de planning een belangrijk middel is om kosten te reduceren. Door vanuit capaciteit te werken in plaats van vanuit vraagdruk, dalen de kosten en wordt de kwaliteit van het werk beter beheersbaar. Uiteindelijk draait inkoop niet om de snelste offerte of de laagste prijs, maar om effectiviteit: samen meer waarde realiseren met minder verspilling. Wie zich goed voorbereidt, draagt bij aan die doelstelling.

De dunne maar duidelijke grens

Er is een verschil tussen voorbereid zijn en voorkennis hebben. Een legitieme voorsprong ontstaat door openbare informatie te gebruiken, beleid te volgen en transparant aan marktverkenningen deel te nemen. Voorkennis ontstaat pas wanneer iemand beschikt over niet-openbare gegevens of selectieve informatie krijgt van een opdrachtgever. Daarom publiceert de rijksoverheid steeds meer vooraf. Dat vergroot de gelijkheid van kansen en maakt de markt juist eerlijker.

‍