Het nieuwe jaar is inmiddels goed op gang gekomen en dat betekent dat de mailboxen weer uitpuilen met de onvermijdelijke indexatievoorstellen. Het is een jaarlijks (en soms zelfs maandelijks) terugkerend spel tussen leveranciers en opdrachtgevers. Hoewel het routine lijkt, zijn prijsverhogingen binnen lopende contracten nog altijd een van de grootste valkuilen voor effectief contractmanagement.
Veel contracten bevatten standaardclausules zoals: “Elk jaar zal het contract geïndexeerd worden op basis van het vastgestelde CBS-indexeringspercentage.” Dat klinkt simpel, maar de duivel zit in de details.
Het is belangrijk om scherp te hebben welke indexering er precies wordt toegepast. Een verkeerde keuze kan op de lange termijn leiden tot onnodige kostenstijgingen die niet in verhouding staan tot de werkelijke marktontwikkelingen.
(*index voor woningen achterwege gelaten)
De tip “let goed op wat in het contract staat” kennen de meeste inkopers inmiddels wel. Maar de echte winst valt te behalen aan de voorkant: bij het opstellen van het contract.
Stel jezelf de vraag: welke indexering is voor dit specifieke contract het meest logisch? Een goede manier om hierachter te komen is door het simpelweg aan de markt te vragen, bijvoorbeeld tijdens een marktconsultatie. Leveranciers weten vaak haarfijn welke index hun kostenstructuur het beste weerspiegelt.
Pro-tip: Neem niet alleen de naam van de index op, maar voeg direct de link naar de specifieke indexeringspagina toe in de bijlage van je contract. Zo voorkom je discussie achteraf en kun je het bij de jaarlijkse check direct terugvinden (mits de link online blijft natuurlijk).
Laten we eerlijk zijn: indexering is geen onderwerp dat je gezellig bespreekt op een verjaardag. Daar is een verjaardag ook helemaal niet voor bedoeld. Maar voor de gezonde financiële huishouding van je organisatie is dit ‘spel’ wel nodig.
Blijf alert, controleer de cijfers en laat je niet verrassen door automatische verhogingen die niet overeenkomen met je afspraken.
Vul hier je gegevens in en ontvang de download in je mail
Chiel Vinke werkt als contractmanager bij mboRijnland en heeft daarvoor op meerdere plekken in het onderwijslandschap als inkoper gewerkt. Vanuit die rol bij de Aloysius Stichting was hij bovendien betrokken bij de oprichting van SIVON en schreef hij diverse bijdragen voor de website. Met Inkooppub wil hij hier een vervolg aan geven en zijn kennis over contractmanagement delen.
