Open brief aan alle inkopers!

Geachte inkoper,

Onderhavige tekst dient om, middels deze, aan te geven dat uw aanbesteding mogelijk in behandeling zal kunnen worden genomen. Mocht er zullen worden besloten dat er niet kan worden voldaan aan onderhavig, dan dient men dit onverwijld te kunnen verbijzonderen.

Lekker duidelijk he?

Maar laat ik bij het begin beginnen …

Op een prachtige herfstdag zat ik in het zonnetje met een heerlijke kop koffie achter mijn computer. Ken je dat? Zo’n werkdag die precies gaat zoals je wilt? Planning af, vinkje hier, handtekening daar. Ik was helemaal verdiept in een aanbesteding en volledig op stoom. Totdat ik de verschillende documenten onder ogen kreeg.

Ik las en herlas. Probeerde mijn aandacht er echt bij te houden, maar bij het zoveelste ‘worden’ kreeg ik een kleine wegtrekker. Net zoals bij elke ‘kunnen’ en ‘dienen’. En voor ik het wist had ik (stop-de-tijd-voor-de-klant) het hele documentje van 20 pagina’s even gescand:

• Worden – 65x
• Zal – 19x
• Kan – 18x
• Kunnen – 14x
• Dienen – 13x
• Onderhavige – 7x
• Middels – 6x
• Zullen – 2x

Dit zijn woorden die een tekst alleen maar opkloppen en de lezer laten wegzappen. Uit frustratie begon ik in gedachten aan bovenstaande brief, maar het werd uiteindelijk deze:

Geachte inkoper,

U heeft uw best gedaan om zo veelomvattend en open mogelijk te schrijven. Maar in plaats van duidelijk werd uw tekst alleen maar irritant.

Het hoeft allemaal niet zo groots, vaag en gewichtig.

Het kan ook helder, kort en krachtig.

Met vriendelijke groeten,

Octavia Siersema,

Aanbestedingsspecialist