Piek aan deadlines 8 januari, de eerste werkdag na de kerstvakantie

Op tenderened is te lezen dat met de naderende kerstvakantie in het vooruitzicht, de inkopers een blik werpen op de planning, maar er is ruimte voor verbetering.

De kerstvakantie staat voor de deur, van vrijdagmiddag 22 december 2023 tot maandagochtend 8 januari 2024 zijn alle scholen in Nederland gesloten. In zakelijk Nederland is het gedurende deze periode over het algemeen rustiger. In deze analyse onderzoeken we in hoeverre aanbestedende diensten rekening houden met de aanstaande kerstvakantie.

Conclusie

Het goede nieuws is dat aanbestedende diensten over het algemeen wel rekening houden met de kerstvakantie, maar er zijn nog verbeterpunten aan te wijzen. In een ideale situatie zouden er geen deadlines vallen tijdens de vakantieperiode, in lijn met goed opdrachtgeverschap. Het blijkt echter dat meer dan 10% van de aanbestedingen een deadline heeft voor inschrijving of aanmelding tijdens de kerstvakantie 2023-2024. Opmerkelijk is de piek van deadlines op 8 januari, wat wellicht minder handig is gezien de veronderstelling dat zakelijk Nederland dan pas op gang komt na de vakantie.

Uitgangspunten analyse

We nemen alle aanbestedingen mee die vallen tussen 15 december 2023 en 15 januari 2024, met uitzondering van aanbestedingen via een dynamisch aankoopsysteem (DAS).We kijken naar het aantal aanbestedingen waarbij de deadline valt tijdens de kerstvakantie of waarbij de mogelijkheid tot het stellen van vragen in die periode wordt beperkt.Om een eerlijke vergelijking te maken, kijken we alleen naar de laatste helft van december en de eerste helft van januari. Hiermee voorkomen we een onevenredig groot aantal dagen dat als niet-vakantie zou worden geclassificeerd.

Uitkomsten Tenderned

Over het algemeen zijn er minder deadlines in de kerstvakantie en op de kerstdagen en nieuwjaarsdag is er zelfs helemaal geen deadline. De aanloop naar de kerstvakantie lijkt ook enige ademruimte te bieden. Toch valt op dat meer dan 10% van de aanbestedingen een deadline heeft tijdens de kerstvakantie.Op oudejaarsdag, een zondag, zijn er 10 kluissluitingen. Dit lijkt opmerkelijk, maar in de praktijk valt het mee. Het betreft hier aanbestedingen die voortkomen uit de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en gebruikmaken van de Open House-procedure. Deze aanbestedingen hebben vaak een langere looptijd met de mogelijkheid om doorlopend aan te melden. Een einddatum binnen de vakantieperiode of op oudejaarsdag is daardoor niet nadelig voor ondernemers.

Bij het vergelijken van deadlines tussen verschillende procedures zijn geen opvallende verschillen naar voren gekomen. Het verschil tussen het type aanbestedende dienst is minimaal, maar opvallend is dat provincies over het algemeen het meest rekening houden met de kerstvakantie wat betreft de deadline voor aanmelden of inschrijven.Wat echt opvalt, is de piek aan deadlines op 8 januari, de eerste werkdag na de kerstvakantie.