Vrijdag is een grote Europese 'flitsmarathon'. Op veel plekken wordt op snelheid gecontroleerd. In 'aanbestedingsland' bestaat zo'n actieve controle niet. Er is geen formele instantie die actief controleert of een aanbesteding wel aan de regelgeving voldoet en dit bijvoorbeeld op TenderNed zit na te pluizen. Deze controle wordt alleen gedaan door de markt; de leveranciers die bezwaar kunnen aantekenen tegen een aanbesteding en eventueel een rechtszaak kunnen starten.
<Joost Lucassen>
Net als bij flitspalen is het voor een inkoper goed zich te realiseren op welke momenten in het aanbestedingsproces er de grootste risico's zijn bezwaren en wanneer het dus wenselijk lijkt nog net wat extra aandacht te besteden aan de te nemen stappen. Deze momenten zijn:
- 🚦 De gunningsbrieven en dan uiteraard de afwijsversie daarvan waarin aan de niet gekozen leveranciers wordt meegedeeld waarom ze niet gekozen worden. Deze brief moet in detail aan de regelgeving voldoen en is HET moment waar een leverancier inzicht krijgt in de gemaakte keuzes en de onderbouwing daarvan. En dus ook het moment waar wordt afgewogen of een leverancier vindt dat aan de regelgeving wordt voldaan. Even op de rem dus om zeker te weten dat deze brieven 100% correct zijn.
- 🚦 En in aanvulling hierop; de leverancier die als tweede eindigt heeft het meeste belang bij aantekenen van een bezwaar omdat hij dan mogelijk de winnaar wordt. Die brief moet mogelijk nog extra onder de loep worden genomen. En als de nummer twee ook nog de huidige leverancier is, dan is een kans op bezwaar nog groter al is het maar dat deze door een bezwaar zijn huidige dienstverlening waarschijnlijk kan verlengen. De afwijsbrief naar de nummer twee die ook nog de huidige leverancier is: 3 flitspalen in 1 km!
- 🚦 De inhoud van die afwijsbrief wordt bepaald bij de beoordeling van de offertes, vaak de beoordelingssessie met de projectgroep. Daar zal moeten worden doorgevraagd naar de objectieve redenen waarom een offerte wel of niet goed voldoet aan het gevraagde. Alleen dan is er voldoende info voor de afwijsbrief. Die brief wordt dus in de beoordelingssessie bepaald waarmee die sessie een flitspaalmoment is.
- 🚦 De beantwoording van de vragen die leveranciers stellen over de aanbestedingsdocumenten zijn 'de volgende flitspaal'. In die vragen kan door leveranciers worden aangegeven dat bepaalde eisen niet passend zijn waardoor een leverancier geen goed aanbod kan doen. Zaken zijn mogelijk (onbewust) toegeschreven op een andere partij of eisen zijn te zwaar. Door hier niet in mee te gaan is er grote kans dat een leverancier bezwaar aantekent omdat hij al vooraf wordt uitgesloten.
- 🚦 De gebruikte geschiktheidseisen bepalen welke leveranciers een offerte mogen indienen. Op het moment dat partijen hier naar hun mening onterecht worden buiten gesloten zullen zij van zich laten horen. Deze moeten dus goed doordacht zijn. Hieraan gerelateerd zijn bezwaren als een uitvraag onvoldoende is opgedeeld in percelen waardoor bepaalde leveranciers niet mee kunnen doen terwijl zij prima delen van het gevraagde wel kunnen leveren.
- 🚦 En flitspaal nummer 6: een leverancier afwijzen op een futiliteit als een ontbrekende handtekening, een folder niet bijgevoegd of een verkeerd lettertype. Ik schat in dat daar de meeste rechtszaken over worden gevoerd dus bij dit soort gevallen in detail uitzoeken wat het beste is om te doen.
Vrijdag dus even extra op je snelheid letten bij de aangekondigde flitsmarathon, bij iedere aanbesteding even extra letten op bovenstaande punten!
